A arte de conduzir reuniões

Conheça a importância de aspectos como o planejamento, pauta e cumprimento de regras pré-estabelecidas!

[12/2021] Nesta segunda, 20, participei da reunião do Secretariado do Governo do Estado de São Paulo. Fui convidado por nosso colega e amigo, ex-Presidente do SECOVI-SP e atual Secretário de Estado da Habitação, Flávio Amary. Ao meu lado, Caio Portugal, igualmente por ele convidado, presidente da AELO – Associação das Empresas de Loteamento e Desenvolvimento. A reunião foi presidida até a metade pelo Governador Dória; a segunda parte, pelo Vice-Governador, Rodrigo Garcia, também amigo e Corretor de Imóveis.

Como líder de classe, independente de política, senti-me honrado e não poderia perder a oportunidade. Agreguei importantes contatos à minha network e aprendi muito. Não sou nenhum néscio na condução de reuniões. Faço isso desde os 14 anos. Ainda assim, impressionou-me o rigor aplicado pelo Governador Dória. Havia cerca de 50 participantes. Os Secretários tinham 5 minutos para falar; os convidados, dois. Enorme painel luminoso controlava o tempo de forma decrescente, com aviso sonoro estridente ao seu final.

Quase todos respeitavam o tempo. Quem terminava um minuto antes, era premiado com um chocolate. Um dos secretários, no entanto, exagerou. Aos sete minutos, João Dória cassou-lhe a palavra com severa crítica verbal. Humilhado, o Secretário apenas se recolheu, à sua subalternidade, sem palavras. Excesso de rigor, indelicadeza? Talvez. Mas, acima de tudo, muito respeito pelos que se preocuparam em cumprir as regras e não extrapolaram no tempo. A reunião, como programado, iniciou às oito e terminou rigorosamente ao meio dia.

Reuniões são fundamentais para compartilhar ideias, discutir problemas ou tomar decisões em qualquer tipo de empresa ou organização. Todavia, se não forem bem planejadas e conduzidas, podem ser enfadonhas e sem sentido. Por isso, ao planejar uma reunião, a primeira providência é verificar seu objetivo e se ele não pode ser resolvido em petit comité. A segunda é o estabelecimento prévio da pauta. Defina os temas prioritários e o que pode ser postergado ou até ignorado. Compartilhe com todos.

Prepare os participantes. Comunique-lhes as regras da reunião e informe sobre o conteúdo dos temas a serem abordados, opções de soluções, etc.. Seja metódico. Comece na hora marcada e termine dentro do horário previsto. Controle com rigor o tempo dos pronunciamentos e os apartes. Lembre-se do jargão americano: time is money. Ninguém se concentra em um mesmo tema por tempo além de 18 minutos. Daí a duração dos Ted Talk. O ideal é 12 minutos ou menos. Por isso, divida temas longos em duas ou mais partes.

O comandante Rolim Amaro, fundador da TAM, pregava que a melhor maneira de ganhar dinheiro é deixar de perdê-lo. Assim, se os participantes da reunião estiverem dispersivos, sem preparo e sem foco, frustrando o objetivo da reunião, não hesite em cancelá-la. Tempo gasto sem resultado é dinheiro desperdiçado! Finalmente, reduza o número de participantes ao mínimo possível. A rapidez e a qualidade das decisões serão muito maiores. Não é sem causa que as turmas nos tribunais contemplam, no máximo, cinco magistrados.